Dôležité evidencie

CRM

• Časť modulu CRM predstavuje nástroj na plánovanie pracovných a osobných stretnutí, telefonátov, školení a pod. V systéme OBERON z hľadiska evidencie pracujeme s úlohami a udalosťami.
• Úloha - každá činnosť, ktorá je pridelená konkrétnej osobe na vykonanie, resp. aktivita, ktorú už niekto vykonal. Môže sa zadať aj plánovaný termín ukončenia, úlohy sa však nezobrazujú v Kalendári udalostí. Príkladom je vypracovanie cenovej ponuky, potreba odoslať balík, kúpiť toner do tlačiarne a pod.
• Udalosť - na rozdiel od úlohy má stanovený svoj začiatok a koniec, napr. stretnutie, porada, školenie, prijatý telefonát. Udalosti sa môžu alebo nemusia zobrazovať v Kalendári udalostí.
• Každú úlohu a udalosť možno pripomenúť formou e-mailu alebo SMS správy, a tým zabezpečiť, aby sa na žiadnu dôležitú úlohu alebo udalosť nezabudlo.
• CRM zložky predstavujú obchodné prípady, projekty, zákazky a pod. (jednotlivé typy sa môžu definovať). CRM zložka môže obsahovať rôzne úlohy a udalosti, alebo naopak, ku každej úlohe alebo udalosti je možné priradiť CRM zložku. Zjednodušene povedané, CRM zložka vlastne zoskupuje jednotlivé úlohy a udalosti.
• V OBERON-e je možné evidovať reklamácie, ale aj servisné zásahy. K nim sa môžu zadávať udalosti, napr. zaevidovanie, prijatie, presun do interného servisu, prijatie z interného servisu atď. a udržiavať tak prehľad o tom, kde sa tovar práve nachádza.
• Zákazníka môžete informovať o stave reklamácie alebo servisu pomocou SMS správ alebo formou e-mailu.
• Reklamáciu/servis je možné vyúčtovať, a to podľa toho, či zákazník uhrádza náklady alebo nie, prípadne členiť položky na vyúčtovanie na materiál, prácu a dopravu. Reklamáciu alebo servis je možné vyúčtovať na Pokladnici OBERON, prípadne vyfakturovať.
• OBERON generuje všetky tlačové výstupy potrebné na vybavenie reklamácie a servisu.

Registratúra

• Evidované dokumenty sa zapisujú do registratúrneho denníka, ktorý je najdôležitejšou knihou pri správe registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov.
• Záznamy v registratúrnom denníku sa zatrieďujú podľa vytvoreného registratúrneho plánu. Registratúrny plán môže byť vopred preddefinovaný podľa charakteru spoločnosti (obchodná spoločnosť, živnostník, obecný úrad), prípadne je možné registratúrny plán dopĺňať a upravovať podľa požiadaviek firmy.
• Okrem registratúrneho plánu možno dokumenty zatrieďovať do spisov. Pomocou spisu možno rýchlo pristúpiť k dokumentom, ktoré sa síce nachádzajú v rôznych častiach registratúrneho plánu, ale napriek tomu k sebe logicky patria.